Einstellung eines Automatisierungsexperten: Praktischer Leitfaden für kleine Unternehmen

Sie haben ein kleines, wachsendes Unternehmen. Sie verwalten Kunden, Angebote, Anfragen über WhatsApp und jeden Tag scheint es, dass Sie nie genug Zeit haben. Vielleicht denken Sie, dass die Einstellung eines Hochschulabsolventen im Bereich Automatisierung die richtige Lösung ist, um die Dinge in Ordnung zu bringen, aber wenn Sie Ihren ersten Lebenslauf sehen, fragen Sie sich: Was muss er wirklich können, um Ihnen sofort von Nutzen zu sein? Sie brauchen keinen Techniker, der einen Code für eine Roboterfabrik schreibt. Sie brauchen jemanden, der sich Ihre Prozesse ansieht und sie in weniger manuelle Arbeit und mehr Kundenbetreuung umwandeln kann.

Denn ein Hochschulabschluss ist nicht immer genug.

In den letzten Jahren hat es einen Boom bei den Studiengängen für künstliche Intelligenz gegeben, bei denen man lernt, wie man komplexe Systeme, Robotik oder industrielle Steuerung entwickelt. Schade, dass Ihr Unternehmen kein Produktionsbetrieb ist: Sie brauchen jemanden, der das Versenden einer Rechnung automatisiert, nicht um eine SPS zu programmieren.

Ein Studium der Automatisierungstechnik beispielsweise vermittelt eine solide Grundlage in Modellierung, Zeit- und Kostenabschätzung und Risikomanagement. Diese Fähigkeiten bleiben jedoch theoretisch, wenn der Bewerber sie nie auf ein reales Problem angewandt hat. Deshalb ist es beim Vorstellungsgespräch wichtiger als die Abschlussnote, ob er Praktika oder praktische Projekte absolviert hat, bei denen er sich tatsächlich die Hände schmutzig gemacht hat.

Die Fähigkeiten, die im Vorstellungsgespräch geprüft werden (zusätzlich zum Lebenslauf)

Wenn Sie ein junges Talent kennen lernen, fragen Sie es nicht: "Welche Prüfungen haben Sie abgelegt?". Fragen Sie ihn oder sie: "Erzählen Sie mir von einem Projekt, das Sie selbst abgeschlossen haben". Suchen Sie dann nach drei konkreten Fähigkeiten:

• Risikomanagement: Er weiß, wie er vorhersagen kann, was passiert, wenn die Automatisierung zusammenbricht, und wie er eingreifen kann, ohne alles zu stoppen.
• Technische Kommunikation: weiß, wie man erklärt, warum ein Werkzeug besser funktioniert als ein anderes, ohne unverständliches Fachchinesisch zu verwenden.
• Überblick: versteht, dass es bei der Automatisierung darum geht, den Umsatz zu steigern oder Ausfallzeiten zu verringern, und nicht nur darum, einen Computer schneller laufen zu lassen.

Unternehmen und Industriecluster berichten, dass die Technologie vom verarbeitenden Gewerbe bis hin zum Dienstleistungssektor die erforderlichen Qualifikationen neu gestaltet. Die Fähigkeit, sich an neue Werkzeuge anzupassen, ist wichtiger als eine enge Spezialisierung, und das gilt selbst für ein kleines Unternehmen wie das Ihre.

Automatisierung des Kundendienstes ohne ein Team von Spezialisten

Sie müssen nicht unbedingt einen Ingenieur einstellen, um Kundenkontakte zu bearbeiten. Wenn das Ziel darin besteht, häufig gestellte Fragen zu Zeiten, Preisen oder Verfügbarkeit automatisch zu beantworten, können Sie mit vorgefertigten Lösungen beginnen, sofern diese einfach zu aktivieren sind und nicht für jede kleine Änderung einen Techniker erfordern.

Wenn Sie auf der Suche nach einer Plattform sind, die Livechat und WhatsApp-Verwaltung vor Ort kombiniert, ohne dass Sie sich mit komplexen Konfigurationen herumschlagen müssen, bietet [Leader24] (https://leader24.ai/it/signup) Ihnen die Möglichkeit, die Automatisierung des Kundendienstes mit einer kostenlosen 30-tägigen Testversion zu testen. So können Sie die konkreten Auswirkungen auf Ihr Arbeitsaufkommen sofort testen, bevor Sie überhaupt entscheiden, wen Sie einstellen.

Konkrete Tools für den Einstieg, ohne von Grund auf neu aufbauen zu müssen

Ein neuer Hochschulabsolvent sollte das Rad nicht neu erfinden, um schnell loslegen zu können. Es ist besser, sich auf drei Arten von bereits verfügbaren Tools zu konzentrieren, die die tägliche Arbeit beschleunigen, ohne dass eine individuelle Entwicklung erforderlich ist:

• Ein visuelles Projektmanagementsystem, das Dutzende von Aktualisierungs-E-Mails vermeidet und die Fristen im Auge behält.
• Eine Software zur Synchronisierung von Terminen, die den endlosen Austausch von Nachrichten überflüssig macht und verpasste Präsentationen reduziert.
• Ein KI-Assistent für sich wiederholende Konversationen, der Standardfragen beantwortet und dem Team nur die komplexesten Anfragen überlässt.

Mit diesen Tools kann ein neuer Mitarbeiter bereits in der ersten Woche einen Mehrwert schaffen, während Sie beobachten, wie er mit realen Problemen umgeht.

Künstliche Intelligenz im Arbeitsalltag

KI ist nicht nur etwas für Ingenieure. Ein Absolvent der Automatisierungstechnik muss wissen, wie man KI-Tools einsetzt, um die bestehenden Arbeitsabläufe zu verbessern, z. B. durch die Konfiguration automatischer Antworten, die den Kontext der Anfrage verstehen, oder durch die Analyse von Gesprächsdaten, um die am häufigsten gestellten Fragen Ihrer Kunden zu ermitteln.

Entscheidend ist, dass Sie einen menschlichen Ton beibehalten: KI sollte sich wiederholende Aufgaben erleichtern, nicht eine Mauer zwischen Ihnen und dem Kunden errichten. Wenn Ihr neuer Mitarbeiter diesen Unterschied versteht, haben Sie einen wirklich wertvollen Mitarbeiter gefunden.

Der erste Schritt: Prozesse vor der Einstellung abbilden

Bevor Sie eine Auswahl treffen, nehmen Sie Stift und Papier zur Hand und listen Sie die drei Aufgaben auf, die täglich die meiste Zeit Ihres Teams in Anspruch nehmen: Beantworten von Angebotsnachrichten, Vereinbaren von Terminen, Ablegen von E-Mails. Wenn Sie die Hälfte dieser Aufgaben mit einem vorhandenen Automatisierungswerkzeug lösen können, haben Sie eine viel klarere Vorstellung von dem Profil, das Sie brauchen, und riskieren nicht, jemanden einzustellen, der Dinge tut, die Sie bereits selbst erledigen könnten.

Suchen Sie nicht nach dem "Genie", das alles weiß. Suchen Sie jemanden, der neugierig ist, der sich Ihre Probleme anhört und praktische Lösungen mit dem findet, was bereits vorhanden ist.

Häufig gestellte Fragen

Ich habe noch nie mit Automatisierungstechnik gearbeitet: Wo soll ich anfangen?

Beginnen Sie mit einem kleinen, sich wiederholenden Vorgang, den Sie gut kennen, z. B. die Beantwortung von Fragen zu Zeiten und Preisen. Wählen Sie ein einfaches Tool und probieren Sie es zwei Wochen lang aus, um die Zeitersparnis zu messen. Erst dann entscheiden Sie, ob eine Ausweitung sinnvoll ist.

Muss ich einen Ingenieur einstellen, obwohl ich ein kleines Unternehmen bin?

Nicht unbedingt. Wenn Ihr Hauptproblem darin besteht, die Kommunikation mit den Kunden zu organisieren, kann ein Berater mit praktischen Automatisierungskenntnissen ausreichen. Der Ingenieur wird benötigt, wenn Sie sehr spezifische Maschinen oder Software integrieren müssen.

Wie lange dauert es, bis man die konkreten Ergebnisse der Automatisierung sieht?

Das hängt vom jeweiligen Prozess ab. Die Automatisierung der Beantwortung häufig gestellter Fragen kann in wenigen Tagen zu einer Erleichterung führen, während größere Projekte, wie die Neuorganisation des Angebotsflusses, einige Wochen in Anspruch nehmen. Wichtig ist, dass man schrittweise vorgeht, ohne alles auf einmal ändern zu wollen.

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